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Die Kapazitätsplanung ist ein zentraler Aspekt des Ressourcenmanagements, der auf der Ebene von Unternehmen oder Abteilungen stattfindet. Im Gegensatz zur detaillierten Planung auf Mitarbeiterebene, die sich mit individuellen Arbeitszeiten und Aufgaben befasst, fokussiert sich die Kapazitätsplanung auf die übergreifende Koordination von Personalressourcen und Produktivstunden über einen längeren Zeitraum. Sie zielt darauf ab, eine ausgewogene Auslastung der verfügbaren Ressourcen zu gewährleisten, indem sie den Personalbedarf mit den tatsächlich verfügbaren Kapazitäten in Einklang bringt.

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‎Was ist Kapazitätsplanung?

Kapazitätsplanung ist ein strategischer Prozess, der darauf abzielt, die verfügbaren Personalressourcen und Produktivstunden mit den Anforderungen verschiedener Projekte, Aufträge oder Baustellen abzustimmen. Dieser Prozess wird oft wöchentlich durchgeführt, wobei die Planungsergebnisse über längere Zeiträume hinweg verglichen werden, um Trends zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen. Das Hauptziel der Kapazitätsplanung besteht darin, sicherzustellen, dass die verfügbaren Ressourcen optimal genutzt werden, um die Effizienz des Unternehmens zu maximieren und gleichzeitig Über- oder Unterauslastung zu vermeiden.

Überlastung und Unterlastung: Definitionen

Im Rahmen der Kapazitätsplanung gibt es zwei zentrale Begriffe:

Überlastung

Tritt auf, wenn die verfügbaren Produktivstunden geringer sind als der Bedarf, der durch die laufenden Projekte und Aufträge entsteht. Dies bedeutet, dass das Unternehmen nicht genügend Ressourcen hat, um alle Aufgaben zu bewältigen, was zu Verzögerungen und erhöhter Arbeitsbelastung führen kann.

Unterlastung

Entsteht, wenn die verfügbaren Produktivstunden die Anforderungen übersteigen. In diesem Fall bleiben Ressourcen ungenutzt, was zu Ineffizienz führt und die Produktivität des Unternehmens beeinträchtigen kann.

‎‎‎Massnahmen bei Überlastung

Wenn eine Überlastung auftritt, müssen Unternehmen schnell handeln, um diese zu entschärfen. Mögliche Massnahmen umfassen:

Einsatz temporärer Mitarbeiter: Temporäre Mitarbeiter können kurzfristig hinzugezogen werden, um den erhöhten Arbeitsaufwand zu bewältigen, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen.
Erhöhung der Arbeitszeiten: In einigen Fällen können bestehende Mitarbeiter zusätzliche Stunden arbeiten, um den Bedarf zu decken.
Outsourcing: Bestimmte Aufgaben können an Subunternehmer oder Nachunternehmer vergeben werden, um die interne Arbeitslast zu verringern.
Prozessoptimierung: Durch die Verbesserung von Abläufen und Prozessen (z.B. durch Lean Management) können Unternehmen effizienter arbeiten und die Belastung der Mitarbeiter reduzieren.
Interne Umverteilung: Verfügbare Mitarbeitende aus anderen Abteilungen können kurzfristig zur Unterstützung der überlasteten Bereiche eingesetzt werden.

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Massnahmen bei Unterlastung

Im Falle einer Unterlastung gibt es ebenfalls verschiedene Strategien, um diese Phase zu überbrücken:

Umschichtung von Personal: Mitarbeiter können in anderen Abteilungen eingesetzt werden, die derzeit einen höheren Bedarf haben.
Verleih von Mitarbeitern: Verfügbare Mitarbeiter können temporär an befreundete Unternehmen ausgeliehen werden, um ihre Kapazitäten sinnvoll zu nutzen.
Kurzarbeit oder Urlaub: In Zeiten geringer Auslastung kann Kurzarbeit eingeführt oder Mitarbeiter können dazu ermutigt werden, Urlaub zu nehmen, um die Arbeitslast zu verteilen.
Interne Aufgaben: Mitarbeiter können in dieser Zeit Arbeiten im Magazin oder Instandhaltungsaufgaben übernehmen, die sonst möglicherweise vernachlässigt würden.

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Kennzahlen in der Kapazitätsplanung

Um die Kapazitätsplanung effektiv zu gestalten, sind verschiedene Kennzahlen erforderlich. Diese Kennzahlen bieten Einblicke in die Auslastung und den Ressourcenbedarf des Unternehmens und ermöglichen es, fundierte Entscheidungen zu treffen. Zu den wichtigsten Kennzahlen gehören:

Prozentuale Zielauslastung
Wochenübersicht verfügbarer und benötigter Produktivstunden
Differenz zwischen verfügbaren und benötigten Ressourcen
Projektbezogene Daten in der Kapazitätsplanung
Projektfortschritt

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Prozentuale Zielauslastung

Die prozentuale Zielauslastung ist eine zentrale Kennzahl in der Kapazitätsplanung, die aufzeigt, wie effizient die verfügbaren Personalressourcen genutzt werden. Sie zeigt über einen längeren Zeitraum an, wie das Gesamtunternehmen, eine einzelne Abteilung oder mehrere Abteilungen zusammen pro Woche prozentual ausgelastet sind.

Wochenübersicht der Personalressourcen

Eine Wochenübersicht der Personalressourcen ist ein wichtiges Tool in der Kapazitätsplanung. Sie zeigt, wie viele Mitarbeiter in einer bestimmten Woche beschäftigt, abwesend, verfügbar oder temporär eingesetzt sind. Ausserdem stellt sie vergleichend den Produktivstundenbedarf pro Woche dar.

Differenz zwischen verfügbarem und benötigtem Personal

Die Differenz zwischen verfügbarem und benötigtem Personal ist entscheidend für die erfolgreiche Kapazitätsplanung. Eine negative Differenz deutet darauf hin, dass zusätzliche Mitarbeiter erforderlich sind, während eine positive Differenz anzeigt, dass Ressourcen freigesetzt werden können. Die Differenz hilft dabei, Personalengpässe oder -überschüsse frühzeitig zu identifizieren und entsprechend zu handeln.

Projektbezogene Daten in der Kapazitätsplanung

Die Kapazitätsplanung erfordert eine Auflistung aller Projekte mit detaillierten Informationen. Dazu gehören Projektnummer, Projektname, Standort, Start- und Endtermine, die geplante Projektdauer sowie der Produktivstundenbedarf (Lasten oder kalkulierter Aufwand; in Stunden, Tagen oder Wochen). Ausserdem muss ersichtlich sein, in welcher Bau- oder Planungswoche sich das Projekt gerade befindet. Diese Daten helfen dabei, die erforderlichen Produktivstunden für jedes Projekt genau zu berechnen und sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

Projektfortschritt

Der Projektfortschritt wird anhand der verbrauchten Produktivstunden im Vergleich zum geplanten Bedarf gemessen. Daher müssen zu jedem Projekt die Kennzahlen zu verbrauchten, geplanten und noch zur Verfügung stehenden Produktivstunden angezeigt werden. Diese Informationen ermöglichen es, die Leistung des Projekts zu bewerten und notwendige Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass es im Zeitplan bleibt.

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Glossar